В соответствии с решением Ученого совета федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Государственный университет управления» (ГУУ) от 26 мая 2016 года №11.
п р и к а з ы в а ю:
- Утвердить Порядок формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся программ дополнительного профессионального образования (далее — Порядок) в соответствии с Приложением к настоящему приказу.
- Контроль за исполнением приказа возложить на директора Дирекции дополнительных профессиональных программ Н.Г. Пономареву.
Порядок
формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся по программам дополнительного профессионального образования
Общие положения
Настоящий Порядок формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся программ дополнительного профессионального образования (далее-Порядок) устанавливает требования к формированию, ведению и хранению личных дел обучающихся (далее-слушатель, поступающий), осваивающих дополнительные профессиональные программы (далее- ДПП, программа) в структурных подразделениях федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Государственный Университет Управления» (далее-ГУУ), реализующих ДПП (далее- структурное подразделение ДПО).
Настоящий Порядок разработан в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами ГУУ.
Личное дело — это совокупность документов, содержащих сведения о слушателе, то есть персональные данные, которые не могут быть переданы третьим лицам, кроме как в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами ГУУ, которое формируется работниками структурных подразделений ДПО.
К личным делам имеют право доступа ректор, проректор, курирующий дополнительное профессиональное образование (далее — ДПО) в ГУУ, работник, ответственный за ведение и хранение лииных дел в структурном подразделении ДПО, руководитель структурного подразделения ДПО, директор института, где реализуется ДПП, работники Управления правового обеспечения, Управления делами, а также иные лица в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Формирование личных дел слушателей
Личное дело слушателя формируется с момента зачисления и до отчисления слушатели из ГУУ.
Личное дело лица, поступающего на обучение по ДПП содержит:
На момент зачисления слушателя:
личную карточку слушателя (Приложение 1) — для программ профессиональной переподготовки;
заявление о приеме слушателя в ГУУ (Приложение 2);
копию документа (паспорта), удостоверяющего личность и гражданство поступающего. В случае отсутствия паспорта на момент подачи документов, поступающий должен представить справку, выданную правоохранительными органами, удостоверяющую личность и объясняющую причину отсутствия документа;
копию диплома о высшем или среднем профессиональном образовании или справку организации, осуществляющей образовательную деятельность, об обучение (для лиц, осваивающих образовательные программы высшего или среднего профессионального образования и поступающих на обучение по ДПП);
для иностранных граждан документ об образование, с переводом на русский язык, заверенный в установленном порядке и заключение об эквивалентности документа об образовании;
2 фотографии размером 3 х 4 — для программ профессиональной переподготовки;
копия договора об оказании платных образовательных услуг слушателю;
протокол собеседование и/или испытаний, при наличии.
При отчислении в личное дело добавляется:
- подлинник протокола заседаний Аттестационной комиссии (при
- копия документа о квалификации установленного образца ГУУ (справка об обучении/периоде обучения).
Все документы личного дела слушателя помещаются в папку- файл. Документы в личном деле располагаются в порядке их поступления, листы личного дела нумеруются. Номер проставляется простым карандашом в правом верхнем углу листа документа.
При наборе группы слушателей, на одноименную ДПП, заводится дело группы «Личные дела слушателей, прошедших обучение по ДПП повышения квалификации/профессиональной переподготовки.
« » Центра
(наименование программы) (наименование структурного подразделения ДПО)
Института », период обучения
(наименование института)
(далее — Дело группы), в котором находится списочный состав группы в алфавитном порядке.
В состав Дела группы входят:
- личные дела слушателей в алфавитном порядке;
- копии приказов о зачислении, отчислении;
- копии приказов, подтверждающие изменение численности группы
- копия приказа об утверждении научных руководителей и тем выпускных аттестационных работ;
- сводная ведомость оценок при прохождении промежуточной аттестации.
На обложке Дела группы проставляется его номер. Порядок формирования номера Дела группы следующий: делопроизводственный индекс подразделения — индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, номер группы, — год набора. Например, 31-11/02БУ-2015, где 31 — делопроизводственный индекс подразделения, 11 — индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, 02/БУ — номер группы, 2015 — год набора.
В Дело группы вкладывается внутренняя опись документов (Приложение 3).
Ведение личных дел слушателей в период обучения
Личное дело ведется в течение всего периода обучения слушателя до момента его о исления из ГУУ.
В процессе ведения личного дела в него включаются:
- документы, подтверждающие изменение имеющихся в деле сведений о слушателе;
- копии дополнительных соглашений к договору об оказании платных образовательных услуг (при наличии);
- копии справок, выданных слушателю во время/по завершении обучения;
- копия уведомления об отчислении и документов, подтверждающих отправку (ознакомление) слушателя с возможным отчислением (при отчислении слушателя по инициативе ГУУ).
При восстановление слушателя в личное дело, сформированное ранее, вносятся:
- личное заявление о восстановлении;
- копия приказа о восстановлении слушателя;
- копия приказа об отчислении слушателя;
- копия договора об оказании платных образовательных услуг и дополнительных соглашений к договору (при их наличии).
- индивидуальный учебный план и график ликвидации академической задолженности;
- подлинник протокола заседания Аттестационной комиссии (при его наличии).
- копия документа о квалификации установленного образца ГУУ (справка об обучении/периоде обучения).
Сформированное личное дело восстановленного слушателя помещается в Дело группы, с которой слушатель завершал обучение. Его личное дело помещают в папку Дело группы последним.
Хранение личных дел
Личные дела должны храниться в структурном подразделении ДПО в условиях, обеспечивающих их сохранность и исключающих утрату документов в течение календарного года после окончания обучения по соответствующей программе (далее — оперативной хранение) до передачи их на архивное хранение в Управление делами ГУУ.
Ответственность за сохранности личных дел возлагается на руководителя соответствующего структурного подразделения ДПО.
Выдача личного дела во временное пользование работникам структурных подразделений (ознакомление, выписки из документов, копирование документов и др.) допускается только в исключительных случаях на основании письменного разрешения ректора или курирующего ДПО в ГУУ проректора. При возвращении личного дела лицо, ответственное за ведение и хранение личных дел в структурном подразделении ДПО, проверяет наличие и состояние всех документов в личном деле.
В случае изъятия документа иэ личного дела в дело вкладывается копия изъятого документа, акт об изъятии или протокол выемки и документ — основание для изъятия с разрешающей резолюцией ректора или курирующего ДПО проректора.
Личные дела слушателей, отчисленных до завершения обучения сдаются на архивное хранение в Деле группы, с которой слушатель обучался.
Передача личных дел и документов личных дел на архивное хранение
По истечении срока оперативного хранения личные дела передаются структурным подразделениям ДПО по акту приема-передачи документов на архивное хранение в Управление делами.
Оформление личных дел, передаваемых на архивное хранение, осуществляется работниками структурного подразделения ДПО, ответственными за подготовку личных дел к архивному хранение, в соответствии с локальными нормативными актами ГУУ.
Заключительные положения
Изменения и дополнение в настоящий Порядок вносятся приказом ректора ГУУ на основании решения Ученого совета ГУУ и доводятся до сведения структурных подразделений ДПО.
Изменения и дополнения регистрируются в листе регистрации изменений. В случае внесения более 5 изменений, разрабатывается новый.